Apa saja yang Harus Diperhatikan dalam Perawatan Lemari Arsip

27 Nov 2020

Menyimpan suatu benda harus menyesuaikan dengan jenis media penyimpanannya. Dengan begitu, keamanan barang bisa terjaga dengan maksimal. Salah satunya adalah melakukan penyimpanan dokumen atau berkas penting menggunakan lemari arsip.

Macam-macam Lemari Arsip
Lemari arsip memiliki desain khusus untuk menyimpan berbagai dokumen penting pada sebuah perusahaan, perkantoran maupun tempat-tempat yang mempunyai segudang berkas, seperti rumah sakit, sekolah, perbankan, dan lain-lain. Di rumah pun kita membutuhkan tempat menyimpan arsip penting yang aman guna menghindari kerusakan atau kehilangan arsip penting tersebut.

Berikut adalah macam-macam media penyimpanan yang dapat menjadi lemari arsip:

1.     Lemari arsip
Jenis pertama ini sering juga disebut dengan office cabinet. Biasanya berupa lemari dari lempeng baja yang mempunyai sekat ambalan bersusun sejumlah 4-5 buah tergantung besar kecilnya ukuran berkas. Penyimpanan berkas di dalam lemari arsip seperti ini biasanya berupa berkas yang sudah dikumpulkan ke dalam ordner dan di susun berdiri dengan penamaan berkas yang bisa terbaca pada saat lemari di buka. Itu sebabnya sebelum menyimpan berkas ke dalam lemari arsip, berkas-berkas tersebut harus sudah dikelompokkan terlebih dahulu agar memudahkan dalam penataan serta pencarian kembali saat berkas tersebut dibutuhkan nantinya.

2.      Rotary Filing System
Jenis lemari arsip berikutnya adalah rotary filing. Ini merupakan tempat penyimpanan dokumen dengan sistem berputar. Anda bisa menyimpan berbagai jenis berkas dan menempatkannya sesuai dengan ukuran supaya lebih tertata dan tampak rapi. Lemari penyimpanan file yang satu ini biasanya juga terbuat dari bahan baja sehingga memiliki kekuatan yang lebih dari bahan lainnya dengan jumlah berkas yang cukup banyak untuk di simpan didalamnya karena tersusun vertikal. Karena bentuknya, lemari putar ini akan memberikan kemudahan dalam mencari dokumen yang diinginkan.

Baca Juga : Mengenal Jenis-jenis Lemari Arsip

3.      Mobile File
Media untuk menyimpan berkas berikutnya adalah mobile file atau lemari dinamis. Ini merupakan jenis lemari dengan bentuk cukup besar karena tingginya bisa mencapai langit-langit ruangan sehingga bisa memuat berkas dalam jumlah besar tanpa memerlukan ruang yang luas. Cara kerjanya dengan menggeser jejeran lemari arsip ke kanan atau ke kiri di atas suatu rel yang digerakkan oleh kemudi yang sangat ringan dan ergonomis pada badan lemari yang akan digunakan. Hal ini menjadi salah satu keunggulan dari mobile file. Lemari ini bisa di bongkar dan kemudian di pasang kembali di tempat lain sesuai dengan kebutuhan.

4.      Rak Arsip
Hampir serupa dengan lemari arsip, berkas yang akan di simpan pada rak arsip sebaiknya sudah dimasukkan ke dalam ordner terlebih dahulu untuk pengelompokan dokumen. Ordner atau kotak arsip adalah sebuah media untuk meletakkan dokumen dan kemudian memasukkannya ke dalam rak. Agar lebih terorganisir, Anda bisa memberikan label berupa nama file sesuai dengan isinya. Sedangkan pengurutan berkasnya dapat dilakukan sesuai selera, misalnya berdasarkan kronologis, urutan abjad, jenis peruntukan dokumen, dan lain-lain. Kekurangan dari jenis ini adalah berkas yang tersimpan pada rak arsip biasanya tidak berpenutup maupun berkunci sehingga dokumen lebih rentan rusak, kotor atau hilang.

5.      Laci Arsip
Selain bentuk rak, lemari penyimpanan juga ada yang berbentuk laci. Ini merupakan jenis media penyimpanan berupa beberapa laci tersusun vertikal dan memiliki pegangan untuk menarik dan menutup laci. Jumlah lacinya sendiri bisa terdiri dari 2-4 laci tergantung kebutuhan. Berkas yang akan di simpan di dalamnya biasanya sudah di susun ke dalam ordner untuk klasifikasi dokumen yang akan memudahkan pencarian. Bedanya dengan lemari arsip atau rak arsip adalah peletakan ordner yang di susun horizontal ke dalam laci dan bukan ke samping.

Baca Juga : Cek produk Laci Arsip

Perhatikan Hal-Hal Berikut Dalam Merawat Lemari Arsip
Sebagai salah satu perangkat penting di kantor, lemari arsip harus di jaga agar tetap awet sehingga tetap dapat melindungi dokumen di dalamnya. Pemeliharaan dan perawatan menjadi hal penting supaya lemari arsip memiliki umur panjang serta memberikan kesan bersih dan rapi pada ruangan.

1.      Perhatikan Kapasitas Penyimpanan Berkas
Ketika memilih lemari arsip untuk menyimpan berkas, hal utama yang harus menjadi perhatian adalah kapasitasnya. Simpan dokumen sesuai dengan besarnya media penyimpanan. Jika berlebihan, akan terlihat tidak baik karena dokumen akan tampak berjubel, bahkan dapat berakibat rusaknya dokumen yang di simpan.

Sebaiknya Anda melakukan penyimpanan sesuai dengan kapasitas agar lemari arsip tetap awet. Cara perawatan pertama ini sangat penting juga karena akan memberikan kesan rapi karena penempatan berkas sesuai ukuran lemarinya.

2.      Tempatkan Pada Area yang Tepat
Penempatan lemari arsip juga harus menjadi perhatian karena berkaitan dengan mobilitas orang yang hilir mudik di ruang penyimpanan tersebut. Selain itu, cara menempatkannya sebaiknya tidak terlalu menempel dengan dinding agar terhindar dari kelembaban serta mudah membersihkan bagian sempitnya.

Anda bisa menempatkan lemari pada area yang stabil agar dokumen tidak terjatuh dan menimpa orang. Selain itu, sesuaikan juga kemudahan akses. Sisakan ruang cukup besar pada bagian depannyauntuk dapat di akses oleh minimal satu orang dewasa.

3.      Bersihkan Secara Teratur
Untuk menjaga keawetan lemari arsip, ada baiknya selalu dibersihkan secara teratur. Meskipun terlihat bersih, biasanya tetap ada debu atau kotoran yang menempel. Bahkan pada beberapa lemari yang jarang dibersihkan, mungkin bisa menjadi sarang laba-laba. Jangan tunggu sampai debu menumpuk atau tebal terlebih dahulu karena akan membuat rasa tidak nyaman ketika bekerja. Pembersihan secara teratur juga akan menghindari kerusakan berupa karat atau cat yang terkelupas.

4.      Berikan Pelumas pada Bagian yang Bergerak
Salah satu kerusakan yang umumnya terjadi pada sebuah lemari arsip adalah pada bagian yang bergerak, misalnya engsel pintu, rantai mobile file, maupun rel laci arsip. Bagian-bagian ini bisa menjadi seret, berkarat bahkan patah. Agar masalah ini tidak terjadi, gunakan pelumas agar bagian yang bergerak ini dapat tetap berfungsi dengan baik.

5.      Ganti File yang Sudah Rusak
Penyimpanan berbagai dokumen penting dalam waktu lama dapat menyebabkan beberapa berkas menjadi rusak. Misalnya, robek akibat tersangkut, lapisan kertas mengelupas atau tulisan yang semakin kabur. Untuk hal ini, sebaiknya segera perbaharui dokumen terkait agar tetap bisa digunakan. Namun perlu juga dilakukan pembaharuan berkas dengan cara mensortir dokumen yang sudah tidak relevan atau sudah tidak beguna lagi sehingga ruang penyimpanan dalam lemari arsip tetap terlihat rapi dengan dokumen yang tertata dengan baik.

6.      Jangan Simpan Benda dengan Berat Berlebihan di Dalam Lemari Arsip
Lemari arsip merupakan media penyimpanan khusus berkas yang biasanya memiliki berat yang relatif ringan karena hanya berupa tumpukan-tumpukan kertas. Pada sebuah kantor, terkadang lemari arsip digunakan secara multifungsi, selain digunakan untuk menyimpan berkas, juga digunakan untuk menyimpan berbagai alat tulis kantor, sample suku cadang sampai alat pertukangan yang cukup berat. Sebaiknya hindari menyimpan peralatan yang berukuran besar dan berat di dalam lemari arsip karena hal tersebut akan membuat lemari cepat rusak atau penyok.