Mengenal Jenis-jenis Lemari Arsip

21 Oct 2020

Menyimpan berbagai jenis dokumen penting haruslah menggunakan benda yang bagus dan berkualitas agar aman. Salah satunya Anda bisa memilih lemari arsip. Melakukan pengarsipan dokumen atau berkas penting merupakan hal yang perlu dilakukan. Tujuannya agar tertata rapi sehingga mudah untuk menemukan Kembali jika Anda membutuhkannya lagi.

Jenis-jenis Lemari Arsip
Saat ini banyak beredar lemari arsip dengan berbagai bahan dasar, antara lain:

1. Lemari arsip dari bahan Kayu
Material ini bisa dijadikan sebagai wadah penyimpanan berkas atau dokumen penting. Namun, perlu memperhatikan kualitasnya karena beberapa kayu memiliki kekurangan sehingga mudah lapuk atau termakan rayap.

Dengan begitu, Anda harus memastikan kualitas kayu terbaik sehingga lemari akan awet dan dokumen tidak rusak jika menyimpannya dalam waktu lama. Selain itu, material ini juga akan memberikan warna pada ruangan sehingga terlihat lebih mewah dan berseni.

2. Lemari arsip dari bahan Logam
Lemari untuk menyimpan berkas berikutnya adalah yang berbahan dasar logam. Ini juga sering disebut dengan cabinet tahan api yang akan melindungi berkas Anda dari musibah kebakaran, sehingga tidaklah heran jika jenis lemari ini memiliki harga yang lebih tinggi dari cabinet jenis lainnya. Contoh jenis lemari arsip seperti ini adalah seri SAN Logan, Rainer-A, Rainer-B dan Etna File.

Walau dengan harga yang relatif lebih tinggi, jenis lemari yang satu ini tetap menjadi pilihan banyak orang karena kelebihannya tersebut. Tentu saja, dasar pertimbangannya adalah karena dokumen penting yang ingin dilindungi memiliki nilai yang tak terhingga sehingga diharapkan tidak akan rusak meskipun terjadi kebakaran.

Lihat produk : Lemari Arsip Tahan Api

3. Filing Cabinet
Anda juga bisa menyimpan berkas dengan menggunakan filing cabinet. Lemari arsip jenis ini biasanya terbuat dari bahan logam baja sehingga memiliki ketahanan cukup baik. Terdapat beberapa laci atau partisi untuk menyimpan dokumen dalam jumlah banyak.

4. Mobile File
Lemari penyimpanan berkas jenis ini memiliki roda dan berdiri di atas sebuah rel sehingga mudah untuk menggerakkannya. Mobile file merupakan jenis lemari arsip modern dengan kapasitas besar karena mempunyai fleksibilitas tinggi dalam hal ukuran, warna dan jumlah untuk mengakomodasi penyimpanan berkas dalam jumlah besar pada luas ruangan yang terbatas.

Kegunaan Lemari Arsip
1. Berkas Tertata dengan Rapi
Penggunaan lemari arsip untuk menyimpan dokumen atau berkas sangat bagus karena akan tertata dengan rapi. Alhasil, Anda akan mudah mencari atau menemukan kembali dokumen tersebut jika suatu saat dibutuhkan. Dengan adanya lemari arsip, dokumen tidak akan tercecer di sembarang tempat, seperti di atas meja kerja, kursi, lantai dan lainnya yang dapat mengganggu kenyamanan ketika bekerja. Dengan penataan dokumen yang rapi, ruangan akan terlihat lebih bersih dan sedap di pandang.

2. Dokumen Tidak Mudah Rusak
Penyimpanan berkas di dalam lemari arsip akan melindungi dokumen dari debu, air dan jangkauan anak-anak atau orang yang tidak berkepentingan. Jika Anda memilih lemari arsip yang tahan api, maka berkas tetap terjaga meskipun terjadi kebakaran di kantor atau rumah Anda.

Dokumen yang akan di simpan pasti di anggap sangat penting dan berguna. Oleh karena itu, agar tidak rusak perlu menyimpannya pada lemari khusus arsip. Di sisi lain, berkas-berkas penting juga lebih awet dan tahan dalam waktu lama dalam berbagai kondisi.

3. Mudah untuk Mencari Dokumen yang Dibutuhkan
Keuntungan menggunakan lemari arsip untuk menyimpan dokumen adalah Anda bisa dengan mudah mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan setiap saat. Hal ini karena terdapat banyak partisi yang akan membuat Anda dapat memisahkan berbagai file berdasarkan kategori tertentu.

Setelah itu, Anda bisa memberikan tanda berupa stiker atau tulisan sebagai penanda agar tidak lupa. Jika suatu saat membutuhkannya, maka bisa langsung menemukannya tanpa merusak atau mengobrak-abrik dokumen atau ruangan Anda.

4. Sebagai Dekorasi Ruangan
Selain memberikan keamanan dan memudahkan dalam pencarian, pemilihan lemari arsip juga memberikan manfaat sebagai dekorasi ruangan. Hal tersebut bisa menjadi suatu kelebihan yang mana ruangan akan terlihat lebih estetik dan apik.

Anda bisa menyesuaikan pemilihan lemari arsip berdasarkan warna atau ukuran yang sesuai dengan ruangan, misalnya warna kayu atau warna-warna netral lainnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Lemari Arsip

Ada banyak jenis lemari arsip yang beredar di pasaran. Anda bisa memilih sesuai dengan kebutuhan Anda. Selain pemilihan bahan, lakukan pertimbangan berikut ini agar mendapatkan produk yang bermanfaat serta sesuai dengan kondisi yang ada.

1. Menyesuaikan dengan Besar Ruangan
Hal pertama yang harus mendapatkan perhatian saat memilih lemari arsip adalah menyesuaikan dengan luasnya ruangan. Jika ruangan cukup luas, maka pilih ukuran besar sehingga bisa memuat berbagai jenis berkas dan menyimpannya dalam jumlah besar pula.

Jika ruangan dalam kantor atau rumah Anda tergolong sempit dan terbatas, maka pertimbangkan untuk memilih lemari arsip yang berukuran relatif kecil. Dengan begitu, tidak akan membuat ruang menjadi sesak dan penuh. Hal ini juga akan memudahkan dalam menemukan berkas atau dokumen karena ada ruang gerak yang cukup.

2. Memilih Bahan yang Sesuai dan Berkualitas
Lemari arsip memiliki berbagai jenis bahan sesuai dengan macam dokumen yang akan di simpan di dalamnya. Sebagai contoh, berkas yang sangat berharga bisa di simpan di dalam lemari arsip tahan api. Alasannya karena lebih kokoh dan lebih aman dari kerusakan ketika terjadi kebakaran.

Jika Anda merasa bahan dari logam atau besi terlihat membosankan, maka Anda bisa memilih bahan kayu. Material kayu berkualitas bisa juga memiliki ketahanan yang bagus. Kesan mewah akan sangat terasa jika ditambahkan ukiran-ukiran pada lemari sehingga membuat ruangan lebih berseni.

3. Pemilihan Tipe Rak atau Laci
Ada dua tipe lemari arsip, yaitu dengan komponen rak dan laci. Anda bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhan. Rak memiliki bentuk berupa papan-papan ambalan yang diletakkan horizontal. Biasanya berupa map-map dokumen. Dengan begitu, lebih mudah untuk mengambilnya.

Tipe lemari berupa laci mampu menyimpan dokumen dalam jumlah besar karena laci tersusun secara vertikal sehingga pada luas ruangan yang sama, jumlah laci arsip yang bisa dimasukkan akan lebih banyak dari pada lemari arsip dengan rak. Tentu saja ini berarti jumlah berkas yang tersimpan akan lebih banyak.

4. Pastikan Memiliki Keamanan yang Bagus
Penyimpanan dokumen penting harus mempertimbangkan segi keamanannya. Oleh karena itu, dalam memilih lemari arsip perhatikan apa saja komponen pengamanannya, misalnya laci dengan kunci pada setiap partisinya, pintu lemari arsip yang dilengkapi kunci kombinasi, sampai pertimbangan ketahanan lemari terhadap api.

Diharapkan dengan adanya pengamanan tersebut, semua berkas bisa tersimpan dengan aman dan terhindar dari debu, air, api termasuk juga untuk melindungi dari pencurian yang pasti akan sangat merugikan.